Автоматизация офиса 1

С чего всё начинается

К вам приходит клиент и оформляет заказ: вы записываете на бумажке (ну, пусть даже будет «в журнале»), чего ему нужно, и заполняете бланк счёта-фактуры (накладной). Тут ничего не надо автоматизировать, всё работает и так. Но когда клиентов становится хотя бы 30, с бумажками становится работать очень неудобно, ненадёжно: множатся ошибки и исправления, растёт непроизводительная трата времени. А если клиентов 300?

С такой ситуацией столкнулась наша газета в 1996 году. Тогда уже существовали разные варианты программ учёта заказов. Для «Деловой недели» (в то время она, правда, называлась ещё «Бизнес Уик») была изготовлена система обработки заказов на языке FoxPro. Через два года программисту надоело поддерживать программу (он занялся собственным бизнесом), и «Деловая неделя» купила 1С:Торговлю – специально разработанную конфигурацию для конкретного рекламного агентства.

В чём-то надёжность офисной работы безусловно возросла. Но можно ли говорить о какой-то более-менее серьёзной автоматизации, если ещё через два года, в 2000 году рекламные менеджеры газеты по-прежнему выписывали счета-фактуры на бланках, от руки?

Нет, ни одна специально изготовленная (или готовая купленная) компьютерная программа сама по себе не способна автоматизировать офисную работу. Всякая автоматизация, так же как и разруха, начинается в головах людей; начинается с осознания какой-то операции как рутинной, не достойной затрат человеческого внимания (усилий) и времени и, как следствие, с потребности передать эту операцию машине.

Это – начало процесса. Но это не самое сложное – осознать противность ненужной рутинной работы. Сложнее сделать следующий шаг, потому что он в этой цепочке – революционный, скачкообразный. Подавляющему большинству людей проще всю жизнь продолжать выписывать счета (или накладные) руками, чем научиться работать с компьютером и с принтером. Это вполне нормальный консерватизм, естественное стремление сохранить стабильность. Если бы не этот консерватизм, кризисы трясли бы нас непрерывно: от плохого к худшему.

Но, так или иначе, у людей всё равно зреет готовность принимать новые технологии, и кто-то на предприятии должен это замечать и ставить задачи по «перевооружению» офиса. На небольшом предприятии это может быть директор или бухгалтер, или сам сотрудник, принимающий заказы от клиентов (на которого автоматизация или её отсутствие как раз влияет сильнее всего). Откуда люди вообще узнают о появлении технологий, способных решать их проблемы? В первую очередь, от контрагентов: например, из других контор им начинают приносить счета, распечатанные, а не написанные от руки. Ну, и ещё люди читают газеты и статьи в интернет-форумах.

Хранение и передача информации

Когда сотрудники офиса перенесли информацию о клиентах с бумажек в компьютер, информация стала храниться в виде электронной базы данных (БД). Передавать же информацию из предприятия во внешний мир и получать её обратно мы по-прежнему продолжаем на бумажках. Часть этого обмена регламентируется государством, и изменить это нельзя. Например, мы бы рады были обмениваться счетами-фактурами в формате электронных таблиц Excel, но Налоговая требует от бухгалтера наличия бумаг с синими печатями.

Но есть ряд документов, для которых не обязательно наличие оригиналов с синими печатями; и обмен такими документами можно существенно упростить. Это, например, «Прайс-лист», «Бланк оформления заказа», во многих случаях «Счёт». И даже сами операции покупки-продажи могут быть ускорены многократно. Идеальный вариант на данный момент представляют, в частности, продажа доменного имени или хостинга (физического места для интернет-сайта): вы на сайте продавца выбираете подходящую по стоимости услугу, выписываете электронный счёт, оплачиваете его в течение двух-трёх минут электронными деньгами (WebMoney) и через несколько секунд становитесь владельцем доменного имени (moya-kontora.ru) или владельцем 100 мегабайт дискового пространства на интернет-сервере в Калифорнии.

Понятно, что вы не можете с такой же скоростью стать, например, владельцем нового пластикового окна – хотя бы потому что на его установку нужно гораздо больше времени. Но выбрать конфигурацию, оформить заказ и выписать электронный счёт для большинства товаров (услуг) вполне можно через Интернет, не выходя из дома. Если, конечно, у продавца есть необходимая для этого технология: постоянно подключенный к Интернету компьютер, на котором установлены веб-сервер Апач, сервер БД (или система управления базами данных – СУБД) MySQL и небольшая программа для работы с СУБД, написанная на специальном серверном языке программирования (чаще всего PHP).

У некоторых предприятий есть веб-сайты с системой оформления заказов через Интернет. Но в каком виде получают сотрудники предприятия интернет-заказы от клиентов, и как потом эти заказы обрабатываются? На веб-сайте обычно используют СУБД MySQL, а в офисной работе – СУБД 1С, и они никак друг с другом не связаны. Это примерно такая же ситуация, как при наличии специальной конфигурации 1С:Торговли выписывать счета на бумаге: сотрудник должен открыть определённую страницу на сайте, проверить по ней появление новых заказов от клиентов и потом занести каждый заказ руками в офисную СУБД (или при появлении заказа на сайте сотрудник получает электронное письмо с данными для занесения в офисную СУБД). То есть для клиентов появилось некоторое удобство в работе с заказами, а для сотрудников предприятия мало что изменилось, и в этой части прохождение электронных заказов будет тормозиться.

Экономичное решение

На рынке информационных технологий (ИТ) существуют предложения по интеграции офисных СУБД с интернет-сервером. Обычно эти системы стоят сотни тысяч рублей да ещё и разрабатываются они на дорогой основе (MS Windows Server, MS SQL Server, за которые надо платить ещё сотню тысяч). А ведь связать вашу 1С с вашим веб-сайтом (если он у вас уже есть) – это несколько часов работы хорошего программиста. Точнее, двух программистов: 1С и PHP. Их уровни квалификации (и уровень оплаты – в среднем от 500 до 1000 рублей в час) очень близки. Язык PHP, конечно, значительно мощнее и сложнее, чем внутренний язык 1С, но именно поэтому у 1С-программиста обычно бывает хорошая квалификация: он должен быть очень изворотливым, изобретательным, чтобы решать задачи пользователей 1С с помощью грубого и неповоротливого инструмента.

Сам веб-сайт с системой типа «интернет-магазин» может стоить невероятно дорого, тоже до ста тысяч рублей. Но и тут во многих случаях бывает чистой воды спекуляция (вам могут навязать «в нагрузку» кучу ненужных услуг и компонентов или просто назвать завышенную стоимость). Если вы не очень придирчивы к дизайну, вполне реально наладить работу хорошего интернет-магазина за 10-30 тысяч рублей. Это такой же рынок, как все остальные: изучайте его, сравнивайте цены и функциональность продуктов разных производителей. В общем, стучите – и вам откроется.

В первом приближении

База данных – это обычный компьютерный файл (точнее, несколько файлов) со структурированным текстом внутри. Вот как выглядит текст файла dbf (из них состоит база данных 1С 7.х):

Фрагмент файла базы данных MySQL:

Выглядит не очень удобно и понятно. Но зато из таких файлов можно очень быстро извлекать данные, выбранные по определённым параметрам. Этим как раз занимается СУБД – принимает запросы пользователя и выдаёт в соответствии с ними тексты из файлов БД. Запрос пользователя может быть, например, таким: "Выдать список всех товаров из группы 'торговое оборудование'". СУБД, конечно, не поймёт такую фразу, запрос нужно оформить по определённым правилам на специальном языке SQL (Structured Query Language), нечто вроде: "select `name` from `tovar` where `group`='Торговое оборудование'".

СУБД может с огромной скоростью извлекать данные из таблиц, но вообще-то не обязана уметь отображать эти данные (в норме это не является задачей СУБД). Чтобы увидеть данные, полученные по запросу, текст, выданный СУБД надо куда-то поместить. Например, в обычный текстовый файл. Тогда этот текст можно будет просматривать, например, в текстовом редакторе "Блокнот". Или отправить его кому-нибудь по почте. Но работать с базой данных через просмотр текстовых файлов не очень удобно. Обычно результы пользовательских запросов выводятся на экран напрямую специальными программами, называемыми клиентами СУБД. 1С делает всё это вместе: извлекает данные из таблиц и выводит их на экран в специальных формах (например, в виде журнала документов или в виде справочника). В этом удобство 1С (всё делает одна программа) и её недостаток: одна программа не может качественно производить и обработку данных (в качестве sql-сервера), и вывод их на экран (как клиент).

Самым распространённым клиентом для работы с СУБД MySQL является обычный интернет-браузер: Интернет Эксплорер, Опера, Firefox (это наиболее популярные, но есть и другие). Это если сказать совсем просто. На самом деле браузер сам не может извлекать данные из СУБД. Это делает "промежуточный" клиент – сценарий на языке PHP. Мало того, PHP передаёт извлечённые из СУБД тексты не браузеру, а веб-серверу (чаще всего Apache), а уже веб-сервер передаёт тексты браузеру, который и выводит их на экран. Это кажется сложным. Именно потому все и работают не с MySQL, а с 1С. Цель нашей статьи – показать, что это именно кажется сложным: не боги горшки обжигают, и сотрудники любого предприятия могут в очень короткий срок освоить основы интернет-технологии.

Принципиальная схема работы с СУБД MySQL:

MySQL => PHP => Apache => Firefox

Для полностью удобной (гибкой, интерактивной) работы с СУБД нужен ещё один, «пятый элемент» – язык сценариев клиента (т.е. браузера) – Javascript. Javascript позволяет очень гибко настраивать вывод данных на экран и передачу команд пользователя на сервер.

Все пять элементов описывамой технологии (MySQL, PHP, Apache, Firefox, Javascript) распространяются по бесплатным лицензиям (их можно свободно скачивать с сайтов производителей соответствующих программ). Все пять элементов не зависят от платформы (т.е. от операционной системы): они работают и на Windows, и на Linux, и даже на Mac OS.

Антимонопольное отступление

Экономический кризис порождают, прежде всего, американские корпорации, такие как Микрософт, Форд, Кока-кола... Потому что крупные корпорации изначально создаются с целью захватить рынок и продавать свои продукты по завышенным, спекулятивным ценам. И когда критическая масса спекулянтов превышает количество денег у населения, возникает затоваривание на складах и кризис перепроизводства.

Монополии – зло, и даже государство в своих законах говорит, что с ними надо бороться. Иногда это невозможно. Такова, например, монополия Сибирьтелекома на интернет-доступ. Сибирьтелеком набрал такое количество клиентов «Вебстрим», что не в состоянии их качественно обслуживать (скорость соединений не соответствует обозначенной в договоре, соединение становится неустойчивым, связь постоянно рвётся). Можно было бы передать обслуживание клиентов ADSL в субподряд третьим лицам, но Сибирьтелеком из-за своей жадности никогда на это не пойдёт. И, думаю, даже Антимонопольный комитет РФ не сможет его заставить. Потому что пока ещё в нашей стране правит не закон.

Но иногда с монополиями бороться можно. Есть области, в которых успех этой борьбы на 100% зависит от наших усилий. Таков как раз рынок компьютерных технологий. Весь наш советский народ уже давно и успешно борется с корпорациями Microsoft и Adobe, используя пиратские версии Windows и Photoshop. И это пассивное сопротивление будет продолжаться, пока в России не начнёт править закон (то есть неопределённо долго). У пассивной антимонопольной позиции в области ИТ есть, однако, один недостаток: она обрекает нас на использование компьютера в качестве печатной машинки, противодействует автоматизации. Например, 1С:Бухгалтерию можно установить, не покупая лицензии, но в следующем квартале формы налоговой отчётности устареют, а обновить их вы не сможете (потому что у дилеров 1С можно выпросить обновление только для лицензионной версии) – и будете выписывать счета-фактуры руками...

Таким образом, при желании совершенствовать ИТ в своём офисе и повышать производительность труда, вы рано или поздно встанете перед выбором: платить бешеные деньги спекулянту Гейтсу (и нашим российским подражателям этому «финансовому гению») или получить необходимый минимум знаний по ИТ и сделать осознанный выбор в пользу Linux, Open Office, MySQL. Знакомство с конкретными элементами ИТ по автоматизации офиса на основе веб-сервера мы начнём в следующей статье – Автоматизация офиса 2.

© 2009, «Деловая неделя», Михаил Гутентог

Читать все комментарии (2)

Добавить комментарий:

*Автор:
E-Mail:
*Текст: